Para todas las empresas, el proceso de liquidación de nómina es un tema clave que requiere al personal idóneo en conocimiento y actualizado normativamente para cumplir con los requisitos de ley y cumplir con los compromisos adquiridos con nuestros colaboradores.
Aún teniendo la persona idónea, la carga del proceso, un software no adecuado, una mala parametrización y/o un descuido en la revisión final, nos puede llevar a tener fallos. Los errores de la nómina son mucho más que tener diferencias en los salarios, se pueden presentar inconvenientes en los pagos de aportes y por ende situaciones incómodas y disgustos con los empleados o con el área de tesorería o contabilidad de la empresa.
A continuación, se encuentran los 3 errores que tienen un mayor impacto en la liquidación de nómina y cómo se pueden solucionar:
1. No contar con un Software apropiado para el cálculo de nómina.
Muchas empresas aún siguen utilizando tecnologías obsoletas para calcular su nómina. El mundo ha evolucionado a una velocidad muy acelerada y con ello se han creado programas apropiados para cada proceso, utilizar una hoja de Excel en la cual todo se haga manual, no es el mejor escenario. En el mundo de hoy, es casi indispensable tener un adecuado Software que haga todo el proceso de cálculo de nómina.
Un ejemplo del software más común es SIIGO, HELISA, NOVASOFT y el novedoso SPACE-TI entre otros, sin embargo, con la implementación de la nómina y factura electrónica es también importante evaluar el costo/beneficio de estas herramientas.
2. No tener claro los aspectos legales de la nómina.
Aspectos como las horas extras, las vacaciones, tipos de contratos, horarios dominicales, entre otros, son variables determinantes a la hora del cálculo de nómina. Estas variables pueden ser correctamente controladas con la elección de un software que tenga estas implicaciones legales actualizadas y definidas o con la contratación de una persona exclusiva para el desarrollo de este proceso.
3. Ignorar cómo son los descuentos y retenciones o saber cuándo aplican.
Este error implica una actualización constante en materia legislativa, lo cual puede ser nuevamente resuelto o por un profesional idóneo que se encuentre en constante capacitación o por la consecución de un programa que cuente con soporte y actualización informática y que además tenga la posibilidad de integrar en su funcionamiento las novedades de los empleados.
Estos son algunos de los errores más frecuentes que se pueden encontrar en empresas de cualquier tamaño, si te sientes identificado y quieres saber cómo está tu nómina frente a los requerimientos legales nosotros desde GESTHION podemos acompañarte con una auditoria (versión UGPP) que no tiene costo para que identifiques cómo te encuentras frente al cumplimiento legal y cuáles son tus fortalezas en el proceso, también conocerás qué puedes optimizar en términos de costos, tiempo y operación.
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Diana Rivera
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